Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng trở nên cạnh tranh khốc liệt, việc quản lý dự án hiệu quả trở thành một yếu tố quyết định thành công của mỗi doanh nghiệp. Nhu cầu tổ chức và theo dõi các dự án, đặc biệt là trong môi trường làm việc phức tạp, đã thúc đẩy sự phát triển của các công cụ quản lý dự án, tích hợp công nghệ tiên tiến.
Thấu hiểu vấn đề đó, Salesforce, nền tảng CRM #1 thế giới đã phát triển những tính năng vượt trội nhằm hỗ trợ doanh nghiệp triển khai dự án thông minh và hiệu quả. Bài viết này sẽ khám phá cách Salesforce hỗ trợ việc quản lý dự án trong doanh nghiệp, từ khả năng tùy chỉnh cho đến tự động hóa quy trình và tương tác với nhóm làm việc.
Tại sao nên sử dụng Salesforce để hỗ trợ việc quản lý dự án trong doanh nghiệp?
Quản lý dự án (Project Management) là quá trình áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để thực hiện các hoạt động trong một dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu, đạt mục tiêu về thời gian, chi phí và nguồn lực. Các hoạt động như xác định mục tiêu dự án, lập kế hoạch hay phân công tài nguyên đều đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án.
Việc quản lý dự án đòi hỏi khả năng sắp xếp và giao tiếp tốt. Tuy nhiên, việc sử dụng quá nhiều các công cụ bên ngoài để quản lý dự án có thể dẫn đến những sai sót và sự trùng lặp. Vấn đề này sẽ được giải quyết khi sử dụng chỉ một nền tảng tích hợp như Salesforce để quản lý.
Một trong những tiềm năng lớn của Salesforce là đảm bảo tất cả dữ liệu liên quan tới dự án, tài khoản, cơ hội… được đồng bộ thống nhất trên mọi phòng ban và cập nhật theo thời gian thực.
Điều này làm cho Salesforce trở thành nền tảng lý tưởng để hỗ trợ quản lý các dự án phức tạp. Việc sử dụng Salesforce như một nguồn thông tin thống nhất về khách hàng trong cùng một môi trường giúp doanh nghiệp quản lý, tổ chức tốt hơn, gia tăng độ chính xác của dữ liệu, hỗ trợ nhân viên dễ dàng giao tiếp và nâng cao sự hợp tác.
Các lợi ích nổi bật của Salesforce hỗ trợ quản lý dự án trong doanh nghiệp
Cộng tác dễ dàng
Việc sử dụng Salesforce để quản lý dự án giúp cho việc cộng tác giữa các thành viên trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt đối với các dự án lớn. Sử dụng phần mềm này cho phép mọi người chia sẻ tài liệu, dòng thời gian và trạng thái, từ đó giúp kiểm soát tiến độ và theo dõi dự án rõ ràng hơn mà không cần chờ đợi hay phải tìm kiếm ở các nguồn khác.
Theo dõi tiến độ dự án tốt hơn
Việc theo dõi lịch trình sát sao khi đang hoạt động trong một dự án đôi khi tiềm ẩn nhiều những khó khăn, đặc biệt là nếu không có hệ thống nào cụ thể để theo dõi công việc. Tính năng lập bảng Gantt Chart của Salesforce sẽ giải quyết vấn đề này bởi Gantt Chart hỗ trợ rất nhiều trong việc lên kế hoạch cho dự án.
Việc có thông tin này trong tầm tay sẽ đảm bảo rằng nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ và đáp ứng các thời hạn. Họ sẽ có thể dễ dàng nắm bắt những gì cần làm trong bất kỳ dự án nào và thời gian hoàn thành, từ đó sắp xếp thời gian của mình tốt hơn để đảm bảo tiến độ hoàn thành đúng hạn.
Trao đổi dễ dàng
Không chỉ cho phép các thành viên cộng tác hay theo dõi dự án dễ dàng, Salesforce còn cho phép điều tương tự với khách hàng và nhà cung cấp. Khách hàng sẽ có quyền truy cập vào các tệp, họ có thể dễ dàng cung cấp những phản hồi trực tiếp, họ có quyền chỉnh sửa và xem xét tiến độ dự án mà công ty đang thực hiện.
Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp cho khách hàng và nhà cung cấp những tài khoản cho phép họ truy cập thông tin vào bất cứ lúc nào một cách dễ dàng.
Phân chia công việc rõ ràng
Khi bạn đã cài đặt phần mềm này, bạn sẽ có thể dễ dàng phân nhiệm vụ cho tất cả các thành viên trong nhóm. Phần mềm cũng sẽ giúp nhân viên dễ dàng nhận được câu trả lời cho thắc mắc của họ.
Mỗi người sẽ có một vai trò trong hệ thống và được phép truy cập vào thông tin mà họ cần liên hệ khi có những thắc mắc, đề xuất hay trao đổi thông tin. Nếu có ai đó không chắc chắn về nhiệm vụ của họ, tất cả những gì phải làm là kiểm tra phần mềm quản lý dự án để xem công việc cần được hoàn thành và tiến độ của mình.
Cách sử dụng Salesforce để quản lý dự án
Quản lý dự án Salesforce có nhiều những lợi ích nổi trội, vậy cụ thể làm sao để tận dụng được những lợi ích đó vào quá trình quản lý dự án?
Để sử dụng Salesforce hỗ trợ việc quản lý dự án, trước hết, ta cần tận dụng một số những tính năng cơ bản trước khi đi sâu vào một số giải pháp của bên thứ ba để tăng cường quy trình làm việc nói chung.
Salesforce task (Task Notification)
Salesforce Task cho phép phân công nhiệm vụ cho một hoặc nhiều cá nhân và thiết lập lời nhắc để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn. Các nhiệm vụ có thể được xem trên các bản ghi cá nhân, hoặc truy cập vào các chế độ xem danh sách trong tab Tasks dưới dạng bảng, kanban hoặc chế độ xem phân tách.
Khả năng thêm lời nhắc và kích hoạt thông báo cho các mục trong danh sách việc cần làm của bạn chỉ khả dụng nếu bạn có Salesforce Lightning. Điều này giúp Salesforce làm việc giống như một công cụ quản lý dự án và giữ cho nhóm của bạn đúng tiến độ.
Chatter
Như bất kỳ người quản lý dự án nào cũng biết, giao tiếp tốt là rất quan trọng để thành công dự án. Công cụ giao tiếp tích hợp của Salesforce, Chatter, cho phép người dùng giao tiếp trực tiếp trên Salesforce records hoặc trong các nhóm Chatter riêng biệt. Các nhóm có thể cập nhật các bản cập nhật dự án mới nhất trong cùng một môi trường mà họ đang làm việc.
Bất kỳ ai sử dụng Chatter đều có thể xuất bản bài đăng mới và các nhóm có thể sử dụng các bài đăng này để điều phối các dự án. Người dùng có thể để lại nhận xét về các bài đăng để chia sẻ các tệp liên , đặt câu hỏi và cập nhật trạng thái.
Ngoài ra, Chatter có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và trở nên hữu ích hơn nữa.
Nhóm tài khoản
Trách nhiệm chính của người quản lý dự án là đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Điều đó có thể được hỗ trợ bởi Salesforce thông qua tính năng Nhóm Tài khoản ( Account Teams).
Account Teams là các nhóm người dùng được cấp quyền truy cập cùng làm việc trên một tài khoản. Chủ sở hữu tài khoản có thể xác định vai trò cụ thể cho từng thành viên trong nhóm cũng như mức độ truy cập hồ sơ mà họ nhận được. Điều này giúp mọi người rõ ràng về trách nhiệm của họ là gì và đảm bảo họ có quyền truy cập phù hợp để hoàn thành công việc. Bạn cũng có thể tham khảo Nhóm tài khoản khi tạo báo cáo.
Báo cáo và bảng chỉ số
Để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng, người quản lý dự án cần truy cập vào những chế độ xem dự án toàn diện. Salesforce cung cấp trình tạo bảng điều khiển và báo cáo kéo – thả cho phép sắp xếp và chọn lọc dữ liệu cần xem một cách dễ dàng.
Bảng báo cáo và chỉ số có thể được tùy chỉnh để hiển thị tổng quan về mọi thông tin mà dự án có liên quan như ngân sách, lịch trình hay những nhiệm vụ đã quá hạn. Báo cáo cũng có thể được sử dụng để hỗ trợ các nhà quản trị cập nhật và theo dõi về tình hình của các dự án khác nhau một cách sát sao để từ đó đưa ra những quyết định liên quan đến công việc kinh doanh.
Salesforce AppExchange
Salesforce AppExchange cung cấp rất nhiều ứng dụng miễn phí và trả phí được phân loại theo danh mục, ví dụ như giải pháp ngành, bao gồm nhiều lĩnh vực như giáo dục, dịch vụ khách hàng, bất động sản và sản xuất.
Những giải pháp này sẽ giúp ích trong việc xây dựng tùy chỉnh Salesforce của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ cải thiện quy trình làm việc và chất lượng làm việc nói chung.
Kết luận
Dù thường được nhắc đến với những tính năng nổi bật trong việc xây dựng mối quan hệ khách hàng, Salesforce cũng có nhiều những ưu điểm có thể được ứng dụng để hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý dự án.
Bằng cách mang lại những lợi ích nổi bật và những giải pháp tối ưu, Salesforce giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách hiệu quả. Từ đó, quá trình quản lý tổng thể trở nên hợp lý logic hơn, giảm bớt gánh nặng và khó khăn cho doanh nghiệp, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
