Quản lý đơn hàng hiệu quả với Salesforce Billing

Hệ thống thanh toán thông minh Salesforce, Salesforce Billing, là một sản phẩm trong bộ Revenue Cloud và là một trong những công cụ ít được biết đến của Salesforce.

Trong thời đại hiện nay, các tổ chức dần hướng đến việc cải thiện hiệu quả trên toàn doanh nghiệp, đặc biệt là khi đối mặt với những thách thức vĩ mô. Việc sở hữu một hệ thống thanh toán thông minh, tích hợp với Salesforce mang lại tính minh bạch cho toàn tổ chức và cho phép các công ty tự động hóa các tác vụ thủ công.

Việc theo dõi hóa đơn và thanh toán thường thường là một nhiệm vụ khó khăn, tiêu tốn nguồn lực và thời gian của doanh nghiệp, đặc biệt là khi phải quản lý một lượng khách hàng lớn. Hãy cùng Gimasys tìm hiểu về những giá trị mà Salesforce Billing có thể đem lại cho doanh nghiệp và cách để ứng dụng hệ thống thanh toán này giúp đơn giản hóa hoạt động kinh doanh nhé!

Salesforce Billing là gì?

Salesforce Billing là nền tảng quản trị giúp tự động hóa các tác vụ thanh toán và tạo đơn hàng, giúp các doanh nghiệp cải tiến quy trình kinh doanh. Theo Salesforce, khách hàng có xu hướng lựa chọn một nhà cung cấp mang đến trải nghiệm kỹ thuật số tuyệt vời. Tỉ lệ này lên tới gấp đôi so với doanh nghiệp không chú trọng vào công nghệ quy trình. Chính vì vậy, đầu tư vào quy trình quan trọng nhất của doanh nghiệp và tối ưu trải nghiệm khách hàng là một khởi đầu tuyệt vời!

Salesforce Billing cho phép các công ty:

• Có cái nhìn chi tiết về các giao dịch có thể thanh toán, bao gồm trạng thái thanh toán.
• Tự động hóa việc tạo hóa đơn.
• Cung cấp các mô hình thanh toán phù hợp với khách hàng, chẳng hạn như thanh toán theo định kỳ.
• Tạo báo cáo và biểu đồ động để theo dõi mọi yếu tố liên quan đến doanh thu.

Bên cạnh đó, Salesforce Billing còn giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi đơn đặt hàng, giám sát tiến độ dự án và thông báo cho khách hàng kịp thời qua email hoặc SMS.

Trong quá khứ, Salesforce từng tập trung vào việc cải thiện quy trình bán. Tuy nhiên, khi phát triển, hãng đã chuyển hướng sang cải thiện mối quan hệ tổng thể với khách hàng. Quy trình thanh toán được coi là một trong những quy trình quan trọng nhất trong một tổ chức, bởi nếu không thu thập và xử lý thanh toán, tổ chức đó không thể tồn tại.

Nền tảng Salesforce ngày nay cho phép các tổ chức kết nối mọi điểm chạm với khách hàng, từ khách hàng tiềm năng đến khi trở thành khách hàng thanh toán và Salesforce Billing là một trong những thành phần then chốt trong quy trình này.

Tính năng của Salesforce Billing

Qua giới thiệu ban đầu, người đọc đã hiểu nguyên lý hoạt động cơ bản của Salesforce Billing dựa trên chuyển đổi hoạt động bán hàng và tài chính. Dưới đây là mô tả chi tiết tính năng của nền tảng này.

Đơn hàng và hóa đơn

Một trong những tính năng cơ bản mà bất kỳ hệ thống thanh toán nào cần cung cấp là các tác vụ xoay quanh đơn hàng và hóa đơn. Ở quy mô nào thì doanh nghiệp cũng cần có khả năng theo dõi đơn đặt hàng và lập hóa đơn cho khách hàng mua sắm sản phẩm, dịch vụ trong giao dịch.

Theo mô hình truyền thống, bộ phận tài chính của doanh nghiệp đã dành vô số giờ đồng hồ để tạo đơn đặt hàng thủ công trong hệ thống ERP của họ, với mục đích tạo hóa đơn cho các đơn hàng đó và gửi cho khách hàng. Nhưng sẽ ra sao nếu toàn bộ quá trình này có thể được tự động hóa? Salesforce Billing sẽ biến điều này thành hiện thực!

Mô tả qua về cách thức làm việc của Salesforce Billing, đơn hàng sẽ được tạo với các sản phẩm khác nhau (bằng Salesforce CPQ) sau khi báo giá được khách hàng chấp nhận. Đơn hàng có thể được chia nhỏ theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào những gì được báo giá.

Tìm hiểu thêm: CPQ – Giải pháp định giá cấu hình hiệu quả cho doanh nghiệp

Ví dụ ứng dụng Salesforce Billing 

Chẳng hạn, trong ngành sản xuất. Khách hàng được báo giá cho một máy móc, gồm một gói bảo hành và một gói bảo trì. Báo giá này có thể dẫn đến một đơn hàng duy nhất, với hai hóa đơn hoặc hai đơn hàng, với một hóa đơn trên mỗi đơn hàng.

Giả sử công ty có chính sách thanh toán trước cho hàng hóa vật chất, nhưng đối với dịch vụ, họ tiến hành thanh toán sau khi hàng hóa vật chất được giao cho khách hàng. Bằng cách sử dụng Salesforce Billing, khách hàng có thể tự động tạo và gửi hóa đơn dựa trên các quy định bởi quy trình kinh doanh.

Tìm hiểu thêm: Hoạt động CRM cho ngành sản xuất

Một ví dụ khác là khi đơn hàng và hóa đơn được tạo tự động thông qua Salesforce eCommerce Cloud. Bằng cách bán trực tiếp cho khách hàng của bạn thông qua eCommerce Cloud, Salesforce Billing hoàn toàn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng, giúp nhân viên bán hàng, nhà quản lý giải phóng khỏi các nhiệm vụ khác. 

Tuy nhiên quan trọng hơn hết, đó là việc tạo ra trải nghiệm liền mạch cho khách hàng. Doanh nghiệp thậm chí có thể tự động hóa việc thu tiền, mà sẽ được đề cập chi tiết hơn trong phần tiếp theo của bài.

Thu tiền và thanh toán

Salesforce Billing đã đơn giản hóa toàn bộ quy trình thanh toán cho các doanh nghiệp bằng cách tích hợp với nhiều dịch vụ ngân hàng khác nhau, cho phép xử lý thanh toán liền mạch. Salesforce được coi là một trong những nền tảng được bảo mật nhất cho các giao dịch trực tuyến, củng cố niềm tin vững chắc cho doanh nghiệp trong quá trình ghi nhận thanh toán rằng dữ liệu của họ được bảo mật và an toàn.

Salesforce Billing tích hợp với nhiều nhà cung cấp thanh toán để thu tiền chuyển tiền liên ngân hàng, thanh toán bằng thẻ tín dụng hay thẻ ghi nợ… Nhờ tính năng nhắc nhở thanh toán tự động, nhân viên bán hàng sẽ không còn phải lo lắng chạy theo khách hàng để thu tiền nữa.

Quản trị viên (admin) có thể thiết lập lời nhắc dựa trên các quy định (về thời gian, cách thức thanh toán) của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động diễn ra thuận lợi,kịp thời – mà không cần thành viên nhóm tài chính phải theo đuổi khách hàng thủ công.

Nhờ tính năng thu tiền này, nhà quản trị dễ dàng đối chiếu doanh thu thu được từ khách hàng và đo lường số lượng khách hàng chưa thanh toán. Khi khách hàng có quá nhiều khoản chưa thanh toán, doanh nghiệp hoàn toàn có thể cài đặt hệ thống tạm dừng bán hàng mới cho tới khi khách hàng thanh toán hết số dư. Nói chung, các quy tắc có thể được đưa ra để tự động ngăn nhân viên bán hàng báo giá, mời chào hay đưa ra đề nghị thanh toán các hóa đơn trước đó.

Ghi nhận doanh thu

Ghi nhận doanh thu là một khái niệm quan trọng được sử dụng trong hoạt động kế toán. Việc ghi nhận giúp doanh nghiệp xác định thời điểm ghi nhận doanh số và số tiền doanh thu liên quan đến các khoản bán hàng đó. Quy trình này yêu cầu phân tích toàn diện về giao dịch và xem xét các yếu tố khác nhau, chẳng hạn như:

• Thời điểm nhận tiền mặt
• Quyền và nghĩa vụ của cả hai bên
• Số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được giao
• Chi phí khác liên quan đến việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ

Tuy nghe có vẻ phức tạp nhưng khi ứng dụng trong Salesforce Billing, quy trình ghi nhận doanh thu lại trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nó có thể được tự động hóa sau khi quản trị viên thực hiện một số thiết lập ban đầu. 

Lấy ví dụ về các dịch vụ đăng ký – một dịch vụ bạn trả trước cho toàn bộ năm và một dịch vụ khách hàng phải “gia hạn” hàng tháng.

Dịch vụ A: Trả trước 12 tháng với giá 120 triệu đồng.

Salesforce Billing tự động tạo tất cả 12 bản ghi lịch trình doanh thu khi giao dịch xảy ra, sử dụng phương thức phân phối “Monthly” (Hàng tháng).

(Đơn vị: Triệu đồng)

Dịch vụ B: Hợp đồng theo tháng liên tục – 10 triệu đồng mỗi tháng kéo dài.

Salesforce Billing tạo ra một lịch trình doanh thu mới cho mỗi tháng sau khi thanh toán được thực hiện và hóa đơn được tạo. Khi đó phương thức phân phối được sử dụng là “Full Recognition” (Ghi nhận đầy đủ).

Hiểu rõ về các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu có thể giúp các doanh nghiệp tránh các lỗi báo cáo tài chính tiềm ẩn, cải thiện luồng thông tin giữa các phòng ban khác nhau trong quá trình ghi nhận và đảm bảo dữ liệu chính xác cho mục đích lập kế hoạch tài chính.

Hóa đơn giảm, giấy báo nợ và hoàn tiền 

Mặc dù các công ty mong muốn mọi khách hàng hài lòng với việc mua hàng, nhưng thực tế là khách hàng có thể đã mua hàng hóa hoặc dịch vụ cần được trả lại hoặc hoàn tiền vì nhiều lý do. Salesforce Billing sẽ tiếp tục hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình này, bao gồm hoạt động kiểm soát, tạo hóa đơn giảm, giấy báo nợ và hoàn tiền.

Khách hàng sẽ được hoàn lại đúng số tiền để có thể sử dụng cho các giao dịch trong tương lai. Thông tin này được Salesforce sẽ lưu trữ và đảm bảo khách hàng luôn có trải nghiệm liền mạch trong quá trình mua, thanh toán đơn hàng.

Tạo trải nghiệm tự phục vụ cho đối tác và khách hàng

Với Salesforce Billing, đối tác và khách hàng có thể đăng nhập, tạo báo giá và thậm chí thanh toán cho hàng hóa của họ một cách liền mạch. Bằng cách tạo ra trải nghiệm mua hàng xuất sắc, các đối tác và khách hàng sẽ hoàn toàn hài lòng và gia tăng tỷ lệ mua hàng trong lần mua kế tiếp.

Báo cáo và bảng điều khiển (Dashboards)

Salesforce Billing tập hợp tất cả dữ liệu khách hàng, dữ liệu bán hàng và dữ liệu giao dịch của doanh nghiệp trên một màn hình điều khiển duy nhất (Dashboards). Từ đó hỗ trợ người dùng trong quá trình phân tích, tổng hợp dữ liệu, gia tăng khả năng tạo các báo cáo chi tiết và toàn diện trong Salesforce. Dưới đây là giao diện cơ bản của báo cáo cho hệ thống thanh toán thông minh:

Với Salesforce Billing, nhà quản trị có thể dễ dàng tạo báo cáo về doanh thu thực tế so với doanh thu kỳ vọng. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá khách quan kết quả hoạt động kinh doanh cũng như kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng tới lợi nhuận kỳ vọng.

Doanh nghiệp cũng có thể phân tích dữ liệu cụ thể cho các hoạt động thanh toán, chẳng hạn như có bao nhiêu khách hàng đang trễ hạn thanh toán hoặc có bao nhiêu khoản thanh toán sẽ đến hạn trong một giai đoạn nhất định. Ngoài ra, việc chia doanh thu theo nguồn và kênh cũng được nền tảng hỗ trợ để đánh giá đâu là nguồn nào tạo ra doanh thu nhiều nhất.

Quản lý đơn hàng hiệu quả với Salesforce Billing 

Những thông tin cơ bản trên đã phần nào mô tả lợi ích và cách hoạt động của nền tảng thanh toán thông minh Salesforce Billing. Tuy giải pháp còn khá mới lạ với các doanh nghiệp nhưng Gimasys tin rằng trong tương lai, sản phẩm sẽ là một trong những chìa khóa quan trọng hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Salesforce Billing là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng, tăng cường doanh thu và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Đây là một tiện ích mở rộng bắt buộc phải có cho Salesforce CPQ. Không chỉ giúp đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh, Salesforce Billing giải phóng sức lao động cho đội ngũ bán hàng, vận hành bán hàng và tài chính, cung cấp các thông tin thống nhất và liền mạch cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp!