Quản lý thông tin và tài liệu là tính năng quan trọng trong hệ sinh thái Salesforce. Hiện nay, tại một số doanh nghiệp, nhiều quy trình kinh doanh chạy trên nhiều hệ thống công nghệ thông tin (CNTT), nghĩa là tài liệu có thể được tạo và lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau.
Để các quy trình kinh doanh này diễn ra suôn sẻ, mọi người tham gia đều cần có quyền truy cập vào tất cả các tài liệu liên quan mọi lúc, bất kể họ có quyền truy cập vào hệ thống CNTT nguồn hay không. Một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) Salesforce hiệu quả sẽ hỗ trợ điều này một cách dễ dàng, đóng vai trò chính trong việc thúc đẩy hiệu quả của công ty và hỗ trợ thành công của các doanh nghiệp.
Đọc thêm:
- Quản lý đơn hàng hiệu quả với Salesforce Billing
- Bảo mật, quản lý rủi ro dữ liệu với Salesforce – an toàn, hiệu quả
Cùng Gimasys khám phá cách Salesforce hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài liệu và thông tin khách hàng tại bài viết dưới đây!
Các hoạt động Salesforce hỗ trợ quản lý tài liệu và thông tin
Salesforce hỗ trợ quản lý tài liệu và thông tin khách hàng thông qua nhiều hình thức và hoạt động khác nhau. Trong đó, một số hoạt động chủ đạo như bán hàng, mua hàng hay kế toán được các doanh nghiệp chú trọng ứng dụng hơn cả.
Hoạt động bán hàng
Nhiều công ty sử dụng hệ thống quản lý DMS để duy trì thư mục thông tin khách hàng trên nền tảng kỹ thuật số. Đây chính là nơi lưu trữ tất cả các tài liệu, hợp đồng và đơn đặt hàng liên quan đến khách hàng để nhân viên tham khảo. Bất kỳ nhân viên bán hàng nào cũng có thể tra cứu tài liệu và xem xét email quan trọng đã được trao đổi để hoàn tất đơn hàng.
Các nhân viên cũng có quyền truy cập trực tiếp vào hợp đồng đã viết để xác nhận các điều khoản ban đầu. Dữ liệu này được làm căn cứ xác nhận đơn hàng và sau đó, hóa đơn được tự động lưu từ hệ thống ERP vào thư mục khách hàng điện tử. Điều này đảm bảo nhân viên có quyền truy cập vào tất cả thông tin họ cần, ngay cả khi thông tin đến từ nhiều hệ thống nguồn khác nhau.
Hoạt động mua sắm
Giống như đội ngũ bán hàng (những người đã thu thập thông tin về khách hàng của công ty), nhiều công ty sử dụng các tệp nhà cung cấp điện tử với hệ thống DMS của họ. Điều này cung cấp một hệ thống có cấu trúc tốt, nơi tất cả các hợp đồng và khiếu nại liên quan đến nhà cung cấp có thể dễ dàng được tìm thấy bất cứ lúc nào.
Nghiệp vụ kế toán
Trong hoạt động kế toán, các công ty sử dụng hệ thống quản lý tài liệu và thông tin khách hàng DMS để hỗ trợ xử lý hóa đơn đầu vào. Điều này bao gồm quét các tệp hoặc nhận hóa đơn PDF, sau đó dữ liệu được tự động trích xuất và chuyển đến hệ thống ERP. Hóa đơn được chấp thuận để thanh toán bằng hệ thống quy trình làm việc điện tử, thay thế cho quy trình truyền thống, có phần chậm hơn như di chuyển thư mục hay để lại mọi thứ trong hộp thư của phòng ban.
Điều này giúp nhóm kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu nhập và chuyển thông tin từ hóa đơn thủ công. Bên cạnh đó, các nhân viên có được cái nhìn tổng quan, rõ ràng về các hóa đơn hiện đang chờ phê duyệt.
Toàn công ty
Nhiều doanh nghiệp sử dụng DMS để lập bản đồ quy trình phê duyệt vì không phải mọi nhân viên trong công ty đều có giấy phép Salesforce. Các quy trình phê duyệt trên giấy tờ, chẳng hạn như yêu cầu nghỉ phép hoặc kế hoạch đi công tác, thường được lập bản đồ điện tử thông qua DMS.
Tính năng quản lý tài liệu
Dưới đây là một số chức năng chủ đạo mà hệ thống quản lý tài liệu và thông tin khách hàng Salesforce mang lại cho doanh nghiệp.
Cấu trúc thư mục rõ ràng: Tìm kiếm và lưu trữ thông tin nhanh chóng
Các tài liệu riêng lẻ có thể thường xuyên được truy cập và lưu bởi nhiều người dùng khác nhau trong Salesforce. Nếu một tài liệu cụ thể được nhiều tập dữ liệu yêu cầu, các bản sao thường có thể được tạo ra. Điều này dẫn đến yêu cầu lưu trữ cao không cần thiết và cũng có thể dẫn đến nhầm lẫn và giao tiếp sai.
Trong DMS, các tài liệu được lưu trữ trong các cấu trúc thư mục được xác định trước (ví dụ như thư mục điện tử) mà nhân viên không thể dễ dàng thay đổi. Điều này đảm bảo rằng mọi nhân viên đều biết nơi tìm thông tin có liên quan. Đây thực sự là một tính năng quan trọng, đặc biệt hữu ích trong trường hợp nhân viên cung cấp dịch vụ thay thế trong kỳ nghỉ hoặc nghỉ ốm!
Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ: Theo thuộc tính, kết hợp và toàn diện
Giả sử người dùng muốn tìm kiếm hệ thống tệp cho một loại tài liệu cụ thể. Chẳng hạn, tất cả hóa đơn từ một nhà cung cấp cụ thể được tạo từ ngày 1 tháng 1 năm 2014. Trên các hệ thống thông thường, điều này thực sự khó khăn, đặc biệt khi yêu cầu tìm kiếm càng cụ thể và đòi hỏi phải kết hợp các thuộc tính. Với Salesforce, nền tảng cung cấp hệ thống DMS tiêu chuẩn với khả năng lưu trữ các tìm kiếm
Bảo vệ dữ liệu khỏi việc thao túng trái phép: Quyền truy cập dựa trên thuộc tính
Chức năng cốt lõi của DMS hiện đại đôi khi gọi là chức năng lưu trữ chống kiểm toán hoặc tuân thủ. Để tuân thủ hoàn toàn các yêu cầu kiểm toán, DMS cần có khả năng ngăn chặn mọi thao tác dữ liệu không được phép (vô tình hoặc cố ý) trong thời gian lưu trữ dữ liệu được áp dụng hợp pháp hoặc tự nguyện. Và điều này được công nhận theo cách mà bên thứ ba, các chuyên gia có thể xác minh.
Khi phiên bản được sử dụng cho mục đích này, nghĩa là một phiên bản mới được tự động tạo ra bất cứ khi nào có thay đổi đối với tài liệu, tránh trường hợp phiên bản cũ bị ghi đè, không thể khôi phục.
Quyền truy cập dựa trên thuộc tính cũng đảm bảo rằng quyền truy cập đọc và ghi có thể được thiết lập cho các loại tài liệu cụ thể. Đồng thời chức năng này phân biệt theo khả năng ghi, đọc hoặc thực hiện thay đổi. Trong Salesforce, quyền chỉ có thể được thiết lập ở cấp độ của từng bản ghi riêng lẻ.
Gimasys: Đối tác chiến lược hàng đầu của Salesforce tại Việt Nam
Với những giá trị mà hệ sinh thái Salesforce mang lại cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài liệu và thông tin khách hàng, Gimasys tin rằng Salesforce chính là một trong những lựa chọn đáng tin cậy doanh nghiệp nên cân nhắc, khi tìm kiếm một giải pháp quản trị khách hàng toàn diện. Qua đó, doanh nghiệp có thể tăng cường sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy doanh số và giành được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Liên hệ với chúng tôi qua form đăng ký bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ!
