Giao thức thoại qua Internet (VoIP) và các nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đã trở thành nền tảng cốt lõi trong hoạt động của các trung tâm cuộc gọi đầu vào và đầu ra.
Do đó, trong bài viết này, hãy cùng Gimasys tìm hiểu về những điều doanh nghiệp cần biết về việc tích hợp VoIP với CRM, bao gồm khái niệm, cách hoạt động, lợi ích mang lại và cách bắt đầu sử dụng cho doanh nghiệp.
Tích hợp CRM và VoIP là gì?
VoIP là gì?
Với VoIP (Voice over Internet Protocol) là công nghệ có thể truyền tải âm thanh qua mạng Internet bằng giao thức IP, cho phép người dùng thực hiện các cuộc gọi từ bất kỳ đâu trên thế giới thông qua kết nối Internet.
Tích hợp CRM và VoIP
Tích hợp CRM và VoIP là quá trình kết hợp giữa hệ thống thoại internet (VoIP) như CloudTalk với các công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Ngoài CRM, tích hợp VoIP còn có thể kết nối với các nền tảng khác như Helpdesk, thương mại điện tử, tự động hóa bán hàng và Business Intelligence.
Việc tích hợp này cho phép doanh nghiệp hợp nhất toàn bộ hệ thống công nghệ vào một giao diện duy nhất, giúp tự động đồng bộ hóa thông tin giữa các nền tảng và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Đặc biệt đối với các đội ngũ bán hàng và trung tâm cuộc gọi (call center) – những đơn vị thường xuyên thực hiện nhiều cuộc gọi, tích hợp CRM và VoIP mang lại nhiều lợi ích nổi bật.
Lợi ích của tích hợp CRM và VoIP
Tích hợp VoIP với CRM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc cải thiện hiệu quả làm việc đến nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc triển khai tích hợp này có thể được thực hiện thông qua các giải pháp sẵn có hoặc phát triển tùy chỉnh, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Thông qua việc tích hợp hai nền tảng CRM và VoIP, doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn thời gian nhờ loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công, cung cấp cho nhân viên quyền truy cập ngay lập tức vào thông tin và hỗ trợ thông qua tự động hóa.
Đồng thời, việc tích hợp giúp rút ngắn thời gian đáng kể thông qua việc đơn giản hóa quy trình quản lý dữ liệu. Thay vì phải sắp xếp qua nhiều bảng tính, nhân viên có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin khách hàng chỉ với vài thao tác đơn giản.
Tăng năng suất và ngăn ngừa sai sót
Thông qua tự động chuyển dữ liệu giữa CRM và VoIP, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong hồ sơ, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.
Ngoài ra, việc tích hợp VoIP CRM giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hay nền tảng khác nhau, điều này cho phép nhân viên xử lý cuộc gọi trực tiếp, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
Tất cả những điều này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra những quyết định chiến lược nhanh chóng và hợp lý hơn.
Cải thiện quản lý dữ liệu khách hàng
Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý dữ liệu khách hàng trở nên vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp để xây dựng mối quan hệ vững chắc và thúc đẩy thành công kinh doanh.
Tích hợp VoIP CRM tập trung mọi thông tin và liên lạc với khách hàng trên một nền tảng duy nhất, loại bỏ sự phân tán và trùng lặp dữ liệu.
Giải pháp này giúp việc quản lý dữ liệu trở nên đơn giản hơn, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và đồng nhất của dữ liệu trong toàn bộ tổ chức. Với khả năng lưu trữ đám mây an toàn và hệ thống sao lưu mạnh mẽ, bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình luôn được bảo vệ và sẵn sàng sử dụng khi cần.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Nhờ sự hỗ trợ của các tính năng như ghi chép cuộc gọi và duy trì cuộc gọi giúp duy trì lịch sử chi tiết của các tương tác với khách hàng, từ đó cho phép tiếp cận và chăm sóc khách hàng một cách liền mạch, mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
Ngoài ra, đối với nhân viên, việc tích hợp hai nền tảng này giúp giảm bớt gánh nặng công việc, tự động hóa quy trình từ đó tăng tốc cho các hoạt động hàng ngày.
Tăng cường hợp tác giữa các bộ phận
Việc tích hợp các kênh giao tiếp và dữ liệu khách hàng giúp nội bộ nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, làm việc chung trên các dự án theo thời gian thực. Điều này thúc đẩy sự phối hợp và các hoạt động làm việc chung, giúp tăng tăng năng suất làm việc nhóm nói chung.
Dù là phối hợp cuộc gọi tiếp theo, chia sẻ thông tin quan trọng về khách hàng hay hợp tác trong các hợp đồng phức tạp, hệ thống VoIP CRM giúp các đội nhóm làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn, từ đó đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn.
Hỗ trợ thúc đẩy doanh thu
Bằng cách tạo điều kiện giao tiếp và chia sẻ thông tin liền mạch giữa các đội nhóm giúp tăng sự liên kết và tạo ra năng suất tốt hơn. Dựa trên những thông tin khách hàng liền mạch, doanh nghiệp có thể đưa ra những chiến dịch tiếp cận mục tiêu phù hợp, từ đó dễ dàng tối đa hóa lợi nhuận.
Thêm vào đó, các quy trình tự động hóa thu thập và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng, trong khi phân tích nâng cao giúp xác định cơ hội có giá trị cao và tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi, giúp rút ngắn quy trình bán hàng và tăng tiềm năng hợp đồng.
Cách tích hợp VoIP với CRM
Sử dụng tích hợp sẵn có
Nhiều nhà cung cấp CRM và VoIP hiện nay đã cung cấp các giải pháp tích hợp sẵn có. Những tích hợp này cho phép doanh nghiệp nhanh chóng kết nối hai hệ thống mà không cần đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu. Các giải pháp này thường đi kèm với hướng dẫn cài đặt chi tiết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí triển khai.
Ví dụ, thông qua việc sử dụng Salesforce – nền tảng CRM hàng đầu, cung cấp nhiều các tích hợp VoIP sẵn có thông qua Salesforce AppExchange. Các ứng dụng như RingCentral, Vonage đã được tối ưu hóa để hoạt động liền mạch với Salesforce giúp các hoạt động diễn ra nhanh chóng.
Phát triển tích hợp tùy chỉnh
Nếu hệ thống CRM hoặc VoIP của doanh nghiệp không hỗ trợ tích hợp sẵn, việc phát triển tích hợp tùy chỉnh là một giải pháp. Điều này đòi hỏi sử dụng API (Giao diện Lập trình Ứng dụng) để xây dựng cầu nối giữa hai nền tảng. Tùy chỉnh này đảm bảo các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp được đáp ứng, tối ưu hóa quy trình làm việc và khai thác tối đa tiềm năng của cả hai hệ thống.
Với Salesforce, có thể sử dụng Salesforce REST API hoặc SOAP API để đồng bộ hóa dữ liệu giữa hai hệ thống, chẳng hạn như lưu thông tin cuộc gọi hoặc tạo case trực tiếp trong Salesforce.
Salesforce – nền tảng CRM hàng đầu cho tích hợp hệ thống VoIP
Salesforce là nền tảng CRM hàng đầu, mang đến giải pháp tích hợp VoIP mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nhờ các API, việc đồng bộ hóa dữ liệu, quản lý thông tin khách hàng, và tự động lưu trữ thông tin liên lạc trở nên đơn giản và liền mạch.
Bên cạnh khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, Salesforce còn cung cấp các giải pháp tích hợp sẵn với nhiều nhà cung cấp VoIP uy tín. Điều này không chỉ giúp triển khai nhanh chóng mà còn mang lại nhiều lợi ích như tự động ghi âm cuộc gọi, phân tích dữ liệu liên lạc, và cải thiện khả năng tương tác với khách hàng.
Với Salesforce, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót, và cung cấp trải nghiệm khách hàng vượt trội. Để tìm hiểu thêm về cách tích hợp VoIP và nhận tư vấn chuyên sâu, LIÊN HỆ ngay với Gimasys – đối tác hàng đầu của Salesforce tại Việt Nam!
