Xu hướng tích hợp các ứng dụng công nghệ nhằm tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp đang dần phổ biến. Một trong những sự kết hợp tuyệt vời phải kể tới hệ thống tích hợp nền tảng Salesforce và Outlook.
Vậy Salesforce Outlook là gì? Tại sao nên tích hợp Salesforce Outlook? Hãy cùng tìm hiểu về cách tích hợp Salesforce Outlook trong bài viết dưới đây!
Tích hợp Salesforce và Outlook là gì?
Salesforce là nền tảng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hàng đầu. Nền tảng này giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng, tối ưu hóa quy trình bán hàng và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.
Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng email và quản lý lịch phổ biến nhất. Đây là công cụ được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp.
Việc tích hợp Salesforce với Outlook mang lại nhiều tiện ích cho nhân viên bán hàng. Họ có thể làm việc trực tiếp từ ứng dụng email và đảm bảo dữ liệu trong Salesforce luôn được cập nhật.
Tích hợp này cung cấp quyền truy cập dữ liệu Salesforce ngay trong Outlook. Đồng thời, nó cho phép ghi lại email và các sự kiện vào hồ sơ khách hàng trong Salesforce.
Lợi ích của tích hợp Salesforce Outlook
Đồng bộ hóa dữ liệu
Việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa Salesforce và Microsoft Outlook giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả và liền mạch. Thông tin như danh bạ, lịch họp, và email được tự động đồng bộ giữa hai nền tảng, đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán và cập nhật theo thời gian thực.
Điều này không chỉ giảm thiểu các lỗi do nhập liệu thủ công mà còn đảm bảo các nhân viên luôn có quyền truy cập vào dữ liệu mới nhất trên cả Salesforce và Outlook.
Theo Salesforce Help, tính năng Einstein Activity Capture thậm chí còn nâng cao khả năng đồng bộ hóa bằng cách tự động ghi lại email và sự kiện lịch vào hồ sơ Salesforce mà không cần thao tác thủ công từ người dùng.
Quản lý email hiệu quả
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc tích hợp Salesforce với Outlook là khả năng lưu trữ email trực tiếp vào Salesforce. Các email này có thể được gắn liền với hồ sơ khách hàng, cơ hội bán hàng, hoặc các đối tượng khác trong Salesforce, giúp tạo nên một hệ thống quản lý thông tin giao tiếp toàn diện. Nhờ đó, mọi nhân viên liên quan đều có thể dễ dàng truy cập và theo dõi lịch sử giao tiếp với khách hàng, đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng nào.
Theo hướng dẫn của Salesforce, khả năng quản lý email hiệu quả không chỉ cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm mà còn tăng cường tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng. Việc có một bức tranh toàn cảnh về các email liên quan giúp các nhân viên bán hàng duy trì sự nhất quán và tính cá nhân hóa trong các cuộc trao đổi.
Tăng năng suất làm việc
Tích hợp Salesforce với Outlook không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhờ khả năng truy cập trực tiếp vào thông tin khách hàng, giao dịch, và tác vụ ngay trong giao diện Outlook, nhân viên bán hàng có thể xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, các tác vụ cũng được đồng bộ hóa giữa hai nền tảng, loại bỏ sự trùng lặp hoặc lỗi do nhập liệu thủ công. Từ đó nhân viên có thể tập trung nhiều hơn vào các hoạt động mang lại giá trị cao như tương tác với khách hàng và chốt giao dịch.
Khả năng dự báo nâng cao
Với tích hợp Salesforce Outlook, tất cả các cuộc họp và hoạt động của bạn đều được ghi lại liền mạch trong Salesforce, cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về số điểm tiếp xúc trung bình cần thiết để chốt một giao dịch.
Điều này cho phép dự báo chính xác hơn và thiết lập các mục tiêu doanh thu thực tế cho nhóm bán hàng của bạn. Ngoài ra, dữ liệu của bạn càng chính xác thì dự báo điều chỉnh theo xác suất của bạn sẽ càng đáng tin cậy.
Các tính năng chính của Tích hợp Salesforce và Outlook
Salesforce for Outlook là một ứng dụng giúp kết nối và đồng bộ dữ liệu như email, danh bạ, và lịch họp. Điều này giúp những người sử dụng Salesforce có thể quản lý toàn bộ các giao tiếp với khách hàng ngay trong giao diện Outlook.
Bảng điều khiển bên (Side Panel)
Bảng điều khiển bên là một công cụ mạnh mẽ giúp hiển thị thông tin từ Salesforce liên quan đến email hoặc lịch họp trực tiếp trong giao diện Outlook. Khi người dùng mở một email hoặc cuộc hẹn, bảng điều khiển sẽ tự động hiển thị các chi tiết liên quan, chẳng hạn như thông tin khách hàng, giao dịch đang xử lý, hoặc các nhiệm vụ liên quan. Điều này cho phép nhân viên bán hàng nhanh chóng nắm bắt thông tin cần thiết mà không cần phải rời khỏi ứng dụng email, giúp tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả làm việc.
Ghi nhật ký email và tệp đính kèm
Tính năng này cho phép người dùng lưu trữ email cùng các tệp đính kèm trực tiếp vào Salesforce. Email có thể được liên kết với các hồ sơ khách hàng, cơ hội bán hàng, hoặc các đối tượng khác trong CRM. Điều này đảm bảo rằng mọi giao tiếp qua email đều được ghi nhận một cách có hệ thống và rõ ràng. Lịch sử giao tiếp đầy đủ không chỉ hỗ trợ trong việc theo dõi tiến độ làm việc mà còn giúp các nhóm làm việc liên quan có cái nhìn toàn diện hơn về các tương tác với khách hàng, từ đó cải thiện sự hợp tác và tính nhất quán.
Đồng bộ hóa email, lịch và danh bạ
Tính năng đồng bộ hóa tự động là một trong những điểm nổi bật của Salesforce Outlook Integration. Với sự hỗ trợ từ Einstein Activity Capture, hệ thống có thể tự động ghi lại email và các sự kiện lịch họp, đồng thời đồng bộ hóa danh bạ giữa Salesforce và Outlook. Điều này giúp dữ liệu trên cả hai nền tảng luôn được cập nhật theo thời gian thực, giảm thiểu nguy cơ nhập liệu sai hoặc thiếu sót. Việc đồng bộ hóa này còn giúp nhân viên bán hàng có thể làm việc mượt mà hơn, truy cập nhanh chóng vào thông tin quan trọng ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
Làm sao để tích hợp Salesforce Outlook?
Vậy để tận dụng được những tính năng và lợi ích của Salesforce Outlook, cần hiểu rõ làm sao có thể tích hợp Salesforce Outlook. Có 5 bước cơ bản để tích hợp Salesforce Outlook, cụ thể như sau:
- Điều hướng đến cài đặt Outlook Integration and Sync trong Salesforce
- Cấu hình domain công ty trong Microsoft Outlook Web App Domain
- Tải tiện ích bổ sung Salesforce từ Microsoft AppSource
- Điều hướng đến tích hợp với Salesforce
- Hoàn tất xác thực
Để đảm bảo quá trình tích hợp mượt mà và nâng cao hiệu quả công việc, Salesforce khuyến nghị khách hàng chuyển sang Outlook Integration và Einstein Activity Capture – các sản phẩm thế hệ mới được thiết kế để thay thế Salesforce for Outlook. Khi hoàn tất các bước trên, bạn có thể chuyển sang cài đặt Einstein Activity Capture để tự động hóa việc ghi lại hoạt động.
Hướng dẫn kích hoạt Einstein Activity Capture cho Outlook
Bước 1: Truy cập vào cài đặt Einstein Activity Capture
- Nhấp vào biểu tượng Gear ở góc phải trên trong Salesforce, sau đó chọn Setup.
- Tìm kiếm từ khóa Einstein Activity Capture trong ô Quickfind, chọn Settings, và bắt đầu kết nối Salesforce với Outlook.
Bước 2: Chọn phương thức xác thực và cấu hình đồng bộ hóa
- Chọn phương thức xác thực phù hợp với vai trò của bạn: User-level, Org-level, hoặc Service Account. (Org-level hoặc User-level)
- Kiểm tra và bật các thiết lập đồng bộ hai chiều cho email, sự kiện và danh bạ.
Bước 3: Thêm người dùng và cấu hình chia sẻ hoạt động
- Thêm Users và Profiles để áp dụng cấu hình Outlook.
- Cấu hình quyền chia sẻ hoạt động (Share with Everyone) để các chi tiết email và sự kiện được hiển thị đầy đủ cho các đồng nghiệp.
Tuy việc tích hợp mang đến nhiều tiện ích, nhưng vẫn tồn tại một số điểm hạn chế. Vì vậy, việc hiểu rõ về hai nền tảng Salesforce, Outlook nói riêng và tích hợp Salesforce Outlook là cần thiết cho doanh nghiệp, đặc biệt đối với doanh nghiệp muốn tối ưu hoạt động vận hành. Thông qua việc tích hợp, Salesforce Outlook không chỉ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà còn giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh, từ đó góp phần giữ chân khách hàng.
