Ngày nay, mọi quyết định của doanh nghiệp không thể dựa trên cảm tính. Các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, thực trạng phân mảnh dữ liệu (data silos) đã khiến cho những quyết định này trở nên khó khăn hơn. Không chỉ vậy, nó còn khiến cho các tổ chức tiêu tốn nhiều tiền bạc, thời gian nhưng không đạt được hiệu quả cao. Bài viết dưới đây Gimasys sẽ đem tới cách thức giải quyết vấn đề dữ liệu phân mảnh một cách hiệu quả.
Phân mảnh dữ liệu là gì?
Ngày nay, dữ liệu được công nhận là một tài sản có giá trị. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tận dụng được nguồn tài nguyên giá trị này. Thay vào đó, các công ty cho rằng việc lưu trữ dữ liệu vô cùng phức tạp, những chính sách pháp lý về bảo mật rắc rối. Một trong những lí do này đó là sự phân mảnh dữ liệu (data silos).
Phân mảnh dữ liệu là sự phân bổ dữ liệu trên qua nhiều hệ thống và địa điểm khác nhau. Điều này tạo nên rào cản khiến cho các doanh nghiệp khó khăn trong việc khai thác giá trị của dữ liệu.
Khi dữ liệu phân mảnh trên nhiều nền tảng, hệ thống khác nhau khiến cho việc lưu trữ gặp nhiều khó khăn, tốn dung lượng lưu trữ. Điều này còn khiến khả năng hiển thị dữ liệu của bạn trở nên khó khăn. Đây chính là nguyên nhân khiến cho việc đội chi phí của doanh nghiệp lên cao, giảm hiệu suất và gây nên những rủi ro.
Các kiểu phân mảnh dữ liệu thường gặp
Dựa vào nguyên nhân, có thể chia thành 3 kiểu phân mảnh dữ liệu như sau:
- Phân mảnh do khối lượng dữ liệu: Nghiên cứu chỉ ra rằng dữ liệu trong các doanh nghiệp, tổ chức đang có tốc độ tăng trưởng một cách vượt bậc. Với tốc độ tăng trưởng này, nếu không được quản lý dữ liệu đúng cách, cuối cùng sẽ khiến các quy trình CNTT thông thường bị phá vỡ và tạo ra những thiếu sót cũng như lỗ hổng về quản lý dữ liệu của doanh nghiệp.
- Phân mảnh dữ liệu do sự gia tăng sao chép dữ liệu: Các doanh nghiệp và tổ chức thường sao chép dữ liệu để sử dụng dữ liệu đó trên toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc sao chép không chỉ tạo ra khối lượng dữ liệu khổng lồ mà còn phân phối dữ liệu đó ở khắp mọi nơi. Cuối cùng, nó tạo ra sự không nhất quán giữa các bản sao sẽ xuất hiện.
- Phân mảnh dữ liệu thông qua các hoạt động dữ liệu: Nhiều hoạt động phân tích, sao lưu khiến cho dữ liệu ngày càng nhiều và chồng chéo lên nhau. Các doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm từ các nhà cung cấp khác nhau để thực hiện khiến cho dữ liệu bị phân mảnh ở nhiều nơi.
Dữ liệu bị phân mảnh gây ra các mối nguy hại như thế nào?
Mọi phòng ban trong công ty đều được liên hệ chặt chẽ với nhau để hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ví dụ, một số dữ liệu do phòng tài chính tạo ra và quản lý cũng có thể cần thiết cho phòng hành chính và các phòng ban khác phân tích.
Áp lực cạnh tranh, nhu cầu cắt giảm chi phí và mong muốn nắm bắt cơ hội đang thúc đẩy các doanh nghiệp tận dụng tối đa dữ liệu của mình. Việc truy cập thông tin, dữ liệu một cách toàn diện là vô cùng cần thiết để tối ưu hóa hoạt động và tìm kiếm cơ hội mới.
Tuy nhiên, phân mảnh dữ liệu có thể cản trở điều này. Dưới đây là 4 tác động tiêu cực của việc phân mảnh dữ liệu lên mục tiêu chung của doanh nghiệp:
Phân mảnh dữ liệu giới hạn tầm nhìn
Khi dữ liệu bị phân mảnh, mỗi phòng ban chỉ nhìn thấy một phần nhỏ của bức tranh tổng thể. Điều này làm hạn chế khả năng phát hiện những vấn đề cũng như cơ hội của doanh nghiệp. Nếu dữ liệu về hoạt động và chi phí không được hợp nhất, rất khó để tìm ra những cơ hội tiềm ẩn.
Phân mảnh dữ liệu làm giảm tính chính xác
Khi dữ liệu được lưu trữ trong các hệ thống khác nhau, thông tin có thể trở nên không nhất quán. Dữ liệu không được cập nhật có thể trở nên kém chính xác và ít hữu ích hơn. Ví dụ, nếu thông tin y tế của một bệnh nhân được lưu trữ trong nhiều hệ thống khác nhau, dữ liệu có thể trở nên không đồng bộ theo thời gian.
Phân mảnh dữ liệu lãng phí tài nguyên
Khi cùng một thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi, tài nguyên lưu trữ sẽ bị lãng phí. Tích hợp dữ liệu vào một nguồn duy nhất giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ và giảm bớt gánh nặng cho bộ phận IT trong việc quản lý lưu trữ.
Phân mảnh dữ liệu ngăn cản hợp tác
Văn hóa tổ chức có thể tạo ra các phân mảnh dữ liệu và điều này lại củng cố thêm văn hóa đó. Các doanh nghiệp làm việc dựa trên dữ liệu nên đề cao việc đồng bộ và hợp nhất chúng. Để làm được điều này, các phòng ban cần có cách chia sẻ dữ liệu dễ dàng cho các phòng ban khác. Mọi nhân viên có thể làm việc trên dữ liệu đó với quyền hạn của mình. Như vậy có thể tăng cường tính đồng bộ của dữ liệu.
Cách giải quyết việc phân mảnh dữ liệu trong doanh nghiệp
Dữ liệu bị phân tán (silo dữ liệu) trong doanh nghiệp có thể gây ra nhiều vấn đề. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có thể sử dụng các giải pháp công nghệ. Công nghệ điện toán đám mây có thể giúp tập trung dữ liệu trên cùng một nền tảng để phân tích một cách dễ dàng. Các công cụ đám mây giúp hợp nhất dữ liệu trên cùng một nền tảng với định dạng chung để phân tích hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của doanh nghiệp.
- Thay đổi văn hoá doanh nghiệp
Văn hóa công ty là một trong những nguyên nhân gây ra việc phân mảnh dữ liệu, chính vì thế, việc đầu tiên đó là thay đổi văn hoá này. Nhân viên cần được truyền đạt thông tin để hiểu lợi ích của việc chia sẻ dữ liệu và giữ gìn tính toàn vẹn của chúng. Cần làm rõ các vấn đề do dữ liệu bị phân mảnh gây ra. Thay đổi văn hóa không phải là điều dễ dàng, do đó ban lãnh đạo phải có chiến lược dài hạn và cụ thể.
- Tập trung dữ liệu
Trong quản lý dữ liệu, cách tốt nhất để loại bỏ sự phân mảnh là hợp nhất tất cả dữ liệu của doanh nghiệp vào một kho dữ liệu hoặc lưu trữ trên một nền tảng duy nhất. Đây là một kho lưu trữ dữ liệu trung tâm, được tối ưu hóa để phân tích hiệu quả. Dữ liệu từ các nguồn khác nhau sẽ được hợp nhất và quyền truy cập có thể dễ dàng được cấp cho các cá nhân hoặc từng đội nhóm, đảm bảo an toàn và bảo mật.
- Tích hợp dữ liệu
Tích hợp dữ liệu đúng cách giúp ngăn ngừa dữ liệu bị phân tán trong tương lai. Có thể sử dụng một số phương pháp sau để tích hợp dữ liệu:
- Viết câu lệnh: Các doanh nghiệp có thể giao cho bộ phận IT viết các tập lệnh bằng SQL, Python hoặc các ngôn ngữ lập trình khác để chuyển dữ liệu từ các nguồn bị phân mảnh vào kho dữ liệu. Tuy nhiên, viết câu lệnh có thể trở nên phức tạp khi các nguồn dữ liệu phát triển và thay đổi, điều này yêu cầu cập nhật tập lệnh liên tục, tốn thời gian và chi phí.
- Công Cụ ETL Tại Chỗ: ETL (trích xuất, chuyển đổi, tải) và các công cụ ELT tự động hóa quá trình di chuyển dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào kho dữ liệu. Các công cụ này giúp trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu vào kho trong trung tâm dữ liệu của doanh nghiệp.
- ETL Dựa Trên Đám Mây: Các công cụ ETL dựa trên đám mây tận dụng hạ tầng của nhà cung cấp đám mây, giúp quá trình ETL trở nên dễ dàng và nhanh chóng. ETL giúp thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một vị trí trung tâm để phân tích, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật và đồng nhất.
- Thiết lập quyền truy cập
Khi dữ liệu được tập trung và tích hợp, nhà quản lý cần thiết lập quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu với các quy tắc quản trị. Các chính sách truy cập dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng truy cập dữ liệu cần thiết mà không cần chờ đợi sự trợ giúp từ bộ phận IT.
Salesforce CRM là một trong những nền tảng dữ liệu hợp nhất trên cloud. Đây là nền tảng lưu trữ mọi thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn, được cập nhật liên tục từ những phòng ban liên quan: bán hàng, chăm sóc khách hàng, marketing,…Điều này đảm bảo các phòng ban tạo ra trải nghiệm liên mạch, đồng nhất cho doanh nghiệp.
Có thể thấy, việc phân mảnh dữ liệu (data Silos) trong doanh nghiệp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh. Nó có thể hạn chế các cơ hội mà công ty có thể đạt được bởi những quyết định kinh doanh thiếu tính xác thực. Để khắc phục điều này, các doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống dữ liệu hợp nhất, được chia sẻ với nhiều phòng ban ngay hôm nay.
