Bạn có tự tin rằng hệ thống Salesforce của doanh nghiệp đang hoạt động ở mức tối ưu và an toàn tuyệt đối? Hay lo lắng về những rủi ro tiềm ẩn như lỗ hổng bảo mật, hiệu suất chậm và dữ liệu bị đánh mất? Nếu câu trả lời là “không” hoặc “không chắc chắn”, thì đã đến lúc doanh nghiệp của bạn cần tới Salesforce Health Check, một cuộc kiểm tra sức khỏe Salesforce toàn diện.
Salesforce Health Check là gì?
Salesforce Health Check là bản đánh giá toàn diện về hoạt động triển khai Salesforce nhằm cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra khuyến nghị về các biện pháp thực hành tốt nhất.
Health Check bao gồm nhiều chủ đề, bao gồm chất lượng dữ liệu, bảo mật, hiệu suất, tự động hóa… Bằng cách thực hiện Salesforce Health Check, người dùng có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn và tối ưu hóa tổ chức của mình để đảm bảo tổ chức hoạt động ở hiệu suất cao nhất.
Salesforce Health Check mang ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào đối tượng trả lời. Chẳng hạn, một quản trị viên (admin) có thể tập trung vào việc bảo trì định kỳ của tổ chức. Các nhiệm vụ của vị trí bao gồm dọn dẹp các trường không sử dụng trên một đối tượng tùy chỉnh. Một nhóm quản trị có thể tập trung nhiều hơn vào các khía cạnh bảo mật. Một giám đốc điều hành có thể quan tâm nhất đến tổng chi phí và việc sử dụng giấy phép của tổ chức.
Giá trị Salesforce Health Check mang lại cho người dùng
Salesforce Health Check xác định khu vực cải thiện trong quá trình triển khai Salesforce của doanh nghiệp dựa trên các phương pháp mới và cập nhật. Giải pháp giúp người dùng giảm thiểu khối lượng công việc của bộ phận kỹ thuật trong tương lai. Cụ thể, Salesforce Health Check cung cấp một số lợi thế cho người dùng, bao gồm:
- Cải thiện hiệu suất: Bằng cách xác định các điểm nghẽn và lĩnh vực cần cải thiện, người dùng có thể tối ưu hóa tổ chức Salesforce của mình để đảm bảo tổ chức hoạt động ở hiệu suất cao nhất.
- Tăng cường bảo mật: Kiểm tra tình trạng bảo mật sẽ đánh giá các thiết lập bảo mật của tổ chức và đưa ra khuyến nghị về các biện pháp tốt nhất để giúp bảo mật dữ liệu.
- Chất lượng dữ liệu tốt hơn: Kiểm tra sức khỏe đánh giá chất lượng dữ liệu của tổ chức và đưa ra khuyến nghị về việc làm sạch và loại bỏ dữ liệu trùng lặp để đảm bảo báo cáo và phân tích chính xác.
- Tăng cường tự động hóa: Kiểm tra sức khỏe đánh giá khả năng tự động hóa của tổ chức và đưa ra các khuyến nghị để hợp lý hóa quy trình, giảm bớt công sức thủ công.
- ROI cao hơn: Bằng cách tối ưu hóa tổ chức Salesforce, người dùng có thể đạt được lợi tức đầu tư cao hơn và tối đa hóa giá trị đầu tư vào Salesforce.
Tại sao Salesforce Health Check lại quan trọng?
Là đối tác hàng đầu đã đồng hành cùng Salesforce qua hàng chục năm, các chuyên gia của Gimasys hiểu rõ tầm quan trọng và những khó khăn trong hoạt động duy trì Salesforce Health Check ổn định.
Hàng ngày, hệ thống Salesforce phải xử lý vô số quy trình quan trọng, khi người dùng liên tục yêu cầu thay đổi (nếu người dùng trực tiếp quản lý hệ thống) và các dự án mới luôn được triển khai (đặc biệt nếu người dùng là các Trưởng dự án). Đồng thời, vận hành doanh nghiệp còn thực hiện một số hoạt động quản lý đội ngũ, tham dự các cuộc họp quan trọng và báo cáo tình hình công việc cho cấp trên.
Đã bao giờ các nhà quản trị dừng lại và tự hỏi “Tình trạng chung của hệ thống Salesforce hiện tại đang như thế nào?”
Đây là một câu hỏi đơn giản nhưng thường bị bỏ qua giữa vô vàn công việc hàng ngày. Với kinh nghiệm trong hoạt động triển khai Salesforce, Gimasys nhận thấy rằng, chỉ cần dừng lại và đặt ra một số câu hỏi cơ bản cũng có thể giúp phát hiện nhiều lỗ hổng tiềm ẩn ảnh hưởng đến sự ổn định và khả năng mở rộng của hệ thống.
Chẳng hạn, đó có thể là một đối tượng tùy chỉnh không được sử dụng hoặc một vấn đề cơ bản như chưa bật xác thực đa yếu tố (MFA) – chúng ta sẽ đề cập chi tiết hơn về vấn đề này sau.
Vì vậy, Gimasys gợi ý rằng các doanh nghiệp hãy dành một chút thời gian để dừng lại và đặt câu hỏi đơn giản này: “Tình trạng chung của hệ thống Salesforce hiện tại như thế nào?”
Nói cách khác, ở bất kỳ vị trí công việc nào, việc thực hiện Kiểm tra Sức khỏe Salesforce là một hoạt động quan trọng nên được thực hiện ít nhất hàng năm một lần. Bạn có thể là:
- Một quản trị viên đã quản lý cùng một tổ chức Salesforce trong nhiều năm.
- Một trưởng dự án đang cố gắng hiểu rõ hệ thống Salesforce của công ty.
- Một chuyên gia tư vấn lần đầu tiên tiếp cận với một tổ chức Salesforce mới.
Các bước tiến hành một cuộc kiểm tra Salesforce Health Check
Tùy thuộc vào đặc điểm hệ thống của doanh nghiệp mà một cuộc kiểm tra Salesforce Health Check sẽ diễn ra theo các giai đoạn khác nhau. Trong bài viết này, Gimasys sẽ gợi ý doanh nghiệp 4 bước cơ bản để người dùng có thể tiến hành một cuộc kiểm tra đơn giản nhất.
Bước 1: Kiểm tra hợp đồng và giấy phép sử dụng sản phẩm Salesforce
Tại bước này, doanh nghiệp cần tiến hành xác định các sản phẩm đã mua, thời hạn hợp đồng, và đánh giá việc sử dụng thực tế của các sản phẩm này. Bước này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các sản phẩm Salesforce mà tổ chức đang sử dụng, đánh giá mức độ sử dụng thực tế và chuẩn bị cho quá trình gia hạn hợp đồng hiệu quả hơn.
Với bước này, người dùng có thể đánh giá và cân nhắc loại bỏ các sản phẩm không cần thiết. Ví dụ như dung lượng lưu trữ dư thừa, giấy phép không sử dụng hoặc đã hết hạn…
Bước 2: Kiểm tra bảo mật hệ thống (Security Check)
Tại bước thứ hai này, doanh nghiệp thực hiện nhằm đảm bảo tổ chức Salesforce được bảo vệ an toàn trước các truy cập trái phép với công cụ Health Check.
Một số lưu ý cho người dùng trong quá trình kiểm tra như:
- Kiểm tra tác động của việc thay đổi các chính sách bảo mật lên các trang Visualforce
- Cân nhắc số lần cho phép đăng nhập lỗi trước khi khóa tài khoản
- Không nên tắt chức năng “Quản trị viên có thể đăng nhập dưới dạng bất kỳ người dùng nào” trừ trường hợp thực sự cần thiết
- Cập nhật các cài đặt bảo mật từng bước để theo dõi phản hồi từ người dùng
Bên cạnh đó, Xác thực đa yếu tố (MFA) và thiết lập My Domain sẽ là những yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị nâng cao hiệu quả bảo mật cho hệ thống.
Bước 3: Kiểm tra quyền truy cập (Access Controls)
Bước này tập trung vào kiểm soát quyền truy cập nội bộ, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc sử dụng Salesforce. Việc hạn chế quyền truy cập không cần thiết giúp giảm thiểu rủi ro về bảo mật và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Một số yếu tố doanh nghiệp cần chú trọng có thể kể tới “Quyền truy cập tối thiểu” (Least Privilege Access), Quyền truy cập đối với dữ liệu nhạy cảm…
Bước 4: Phân tích cấu trúc tổ chức (Org Build Analysis)
Tại bước cuối, nhà quản trị cần tiến hành đánh giá cấu trúc và hiệu suất của tổ chức Salesforce, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống. Tuy nhiên, đây chỉ là một bước sơ bộ, cần thực hiện đánh giá chuyên sâu hơn để tối ưu hóa cấu trúc tổ chức một cách toàn diện.
Để hỗ trợ cho bước này, Salesforce có cung cấp một số công cụ tích hợp sẵn trong Salesforce giúp xác định các thành phần không sử dụng, chẳng hạn như Fields, Profile, Permission Set, Role.
Kết luận của chuyên gia
Qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau khám phá tầm quan trọng của việc thực hiện kiểm tra “sức khỏe” Salesforce với Salesforce Health Check định kỳ. Bằng cách đánh giá bảo mật, kiểm soát quyền truy cập và tối ưu hóa cấu trúc hệ thống, các doanh nghiệp có thể bảo vệ dữ liệu một cách hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu rủi ro.
Salesforce Health Check không chỉ là một công cụ, mà còn là một chiến lược bảo đảm sự thành công lâu dài cho doanh nghiệp. Hãy chủ động thực hiện kiểm tra sức khỏe Salesforce ngay hôm nay để bảo vệ tương lai của doanh nghiệp!
Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn các giải pháp Salesforce cũng như cần hỗ trợ về kiểm tra, nâng cao an toàn bảo mật cho doanh nghiệp vui lòng LIÊN HỆ với Gimasys để nhận được tư vấn phù hợp nhất.
