Phú Thái Cat và sự thay đổi tích cực sau khi áp dụng giải pháp Salesforce CRM

Công ty TNHH Công Nghiệp Phú Thái là Đại lý Chính thức Duy nhất của Caterpillar tại Việt Nam. Phú Thái Cat chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm máy công trình & khai mỏ, máy phát điện, động cơ diesel, động cơ máy thủy và xe nâng hàng. 

Thách thức trước khi triển khai Salesforce

Hiện trạng của doanh nghiệp trước khi triển khai Salesforce

Phú Thái Cat đã triển khai và sử dụng phiên bản Professional Salesforce từ 2011 đến 2016. Tuy nhiên, trước sự tăng trưởng vượt bậc về doanh số và quy mô quản lý ngày càng mở rộng, ông Trịnh Đức Thắng – Phó tổng giám đốc nhận thấy hệ thống CRM hiện tại chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty. Công ty có 6 Đơn vị kinh doanh với quy trình nghiệp vụ khác nhau, việc sử dụng cùng một mô hình quản lý khách hàng sẽ dẫn đến thông tin bị trùng lặp, thông tin khách hàng bị phân tán và không thống nhất; Giao diện dùng chung cho 6 quy trình bán hàng khác nhau cũng rất phức tạp nên khó sử dụng cho Sales. Hệ thống CRM hiện tại chưa tích hợp với hệ thống quản lý báo giá, đơn hàng gây ra sự không thống nhất giữa các hệ thống. Ngoài ra, các báo cáo trong hệ thống chưa phản ánh đầy đủ kết quả kinh doanh và KPI bán hàng. Kinh nghiệm và tầm nhìn của ông Trịnh Đức Thắng đã giúp ông hiểu được sự cần thiết phải cải tiến và tự động hóa quy trình bán hàng để có thể tăng năng suất, giảm thiểu lãng phí thời gian và cải thiện mối quan hệ với khách hàng.

Tháng 9 năm 2016, Gimasys có dịp gặp gỡ anh Thắng, trưởng phòng kinh doanh Phú Thái Cat để hiểu được những trăn trở, khó khăn của công ty và thuyết phục ban lãnh đạo công ty nâng cấp hệ thống lên phiên bản Enterprise Salesforce (Salesforce CRM) để có thể giải quyết những vấn đề đó. 

Vốn đã tin tưởng vào Salesforce bởi những hiệu quả rõ rệt mà hệ thống đã mang lại cho công ty trong những năm trước, cộng với sự hài lòng về tư vấn của Gimasys, Phú Thái Cat đã quyết định nâng cấp Salesforce CRM và nhanh chóng lựa chọn Gimasys là đối tác triển khai.

Mục tiêu khi triển khai giải pháp Salesforce

Dự án bắt đầu từ ngày 03/10/2016, sau hơn 2 tuần khảo sát cùng phòng Sale – Marketing, Gimasys cùng Phú Thái Cat đã cùng xác nhận yêu cầu của dự án:

• Cung cấp mô hình quản lý tối ưu cho 6 Đơn vị kinh doanh, hệ thống Salesfore CRM cần hỗ trợ quy trình bán hàng đặc trưng của từng đơn vị, cung cấp cơ chế phê duyệt và chia sẻ thông tin phù hợp cũng như xử lý thông tin tài khoản trùng lặp & thông tin liên quan.
• Tối ưu hóa quy trình bán hàng, hệ thống nên có cơ chế tự động để Sales kiểm soát công việc mình phụ trách.
• Tích hợp Salesforce với hệ thống ERP sẵn có của Phú Thái Cat để đồng bộ thông tin khách hàng, thiết bị, báo giá, đơn hàng,… vào một hệ thống.
• Phòng Sales và Marketing cần công cụ giúp quản lý khách hàng tiềm năng đơn giản và hiệu quả.

Với độ phức tạp cao khi tích hợp Salesforce với hệ thống ERP hiện tại của công ty, sau gần 04 tháng triển khai, Phú Thái Cat đã chính thức go-live hệ thống vào ngày 20/01/2017.

Giải pháp Gimasys cung cấp

Trước khi đưa ra giải pháp tối ưu hóa quy trình bán hàng, Gimasys đã có nhiều buổi làm việc với trưởng phòng kinh doanh của 6 Đơn vị kinh doanh để trao đổi về công việc kinh doanh, nghiên cứu hệ thống cũ và tìm ra nguyên nhân khó khăn trong vận hành hệ thống. 

Các giải pháp mới của phiên bản Enterprise có nhiều thay đổi so với giải pháp cũ trong quy trình bán hàng nên giai đoạn đầu đội dự án phải tập trung tư vấn, thống nhất sớm với các Đơn vị kinh doanh và có quyết định chính thức từ GĐ dự án của Phú Thái Cat. Trong các giai đoạn sau, Gimasys thường xuyên tương tác với các key user, end user của Phú Thái Cat để tư vấn, đào tạo, giúp họ bắt kịp các mục tiêu, quy trình vận hành hệ thống mới; do đó chúng tôi có thể sớm nhận được phản hồi từ họ để mang đến một quy trình kinh doanh thực sự hiệu quả cho Phú Thái Cat.

Ngoài ra, Tự động hóa quy trình cũng là một tính năng mạnh mẽ của phiên bản Salesforce Enterprise, cho phép bộ phận Sales & Marketing giám sát tất cả các nhiệm vụ của họ bao gồm: Quản lý khách hàng tiềm năng, Quản lý cơ hội, Quản lý hợp đồng, Quản lý tác vụ, Quản lý nhóm, v.v. Phú Thái Cat thừa nhận đây là một quy trình làm việc thực sự toàn diện và thông minh. Hệ thống tự động thu thập, tích hợp, phân tích và trình bày thông tin giúp Sales cập nhật dữ liệu khách hàng, khách hàng tiềm năng. Các báo cáo quản lý bộ phận/tổ chức và KPI bán hàng cũng được báo cáo kịp thời, chính xác.

Trong quá trình triển khai dự án, Gimasys đã chuyển đổi ý tưởng thành giải pháp hoàn chỉnh và thực hiện theo cách của chúng tôi thông qua thiết kế ý tưởng, phát triển, thử nghiệm, triển khai và đào tạo. Các giải pháp tùy chỉnh của Salesforce cho phép Phu Thai Cat đạt được mục tiêu của mình và tận dụng chúng bằng công nghệ phù hợp với chi phí tối ưu. 

Tích hợp ERP vào Salesforce CRM

Trong dự án này, kiến trúc của Salesforce được thiết kế sao cho các nhóm khác nhau có thể tiếp cận khách hàng tiềm năng và thông tin của họ bằng cách sử dụng hai hệ thống khác nhau: Salesforce và ERP. Tuy nhiên, do đặc thù của Phú Thái Cat, việc tích hợp thông tin khách hàng diễn ra một chiều từ ERP sang Salesforce. Nhóm dự án đã trình bày giải pháp tích hợp tự động hóa hàng ngày và giải pháp cho Phú Thái Cat. Trong quá trình tích hợp, dữ liệu trùng lặp sẽ tự động bị xóa, do đó đảm bảo chỉ có một nguồn dữ liệu chất lượng cao duy nhất.

Để triển khai mẫu thiết kế tích hợp này, nhóm dự án đã làm việc với 3 công nghệ: Salesforce, ERP, SQL Datasource. Dữ liệu từ ERP sẽ được chuyển qua cơ sở dữ liệu trung gian (SQL DataSource), sau đó sẽ được đồng bộ một chiều từ SQL DataSource sang Salesforce (cơ chế tạo, cập nhật được quy định rõ ràng trong quá trình đồng bộ).

Cung cấp chính xác thông tin khách hàng ngay lập tức đã giảm thiểu lãng phí thời gian cho quy trình kinh doanh và bán hàng của công ty rất nhiều. Phú Thái Cat có thể tận hưởng những lợi ích của giải pháp CRM toàn diện mà không phải lo lắng về hệ thống với các đối tượng người dùng phụ thuộc vào chúng.

Phu Thai Cat ghi nhận những thay đổi tích cực sau áp dụng hệ thống Salesforce CRM

Bằng cách dần dần giới thiệu các giải pháp mới, đầu tiên là bản demo, sau đó là bản thử nghiệm, sau đó là một nhóm và cuối cùng là toàn bộ tổ chức, Gimasys giúp nhân viên có thời gian để hiểu điều gì đang xảy ra và thấy được lợi ích đối với các Đơn vị Kinh doanh.

Khi Phú Thái Cat bắt đầu triển khai hệ thống Salesforce CRM mới cho phòng Dịch vụ khách hàng, họ nhận thấy rằng tất cả thông tin được thu thập và sử dụng trong quy trình bán hàng cũng có thể có giá trị đối với quy trình sau bán hàng. Cuối cùng, Phú Thái Cat nhận thấy rằng Salesforce có thể phát triển nhanh cùng với sự phát triển của doanh nghiệp. Với hiệu suất ổn định và dễ sử dụng, Phú Thái Cat hiện đã có thể phản ứng nhanh chóng với nhu cầu kinh doanh trên phạm vi toàn cầu. Salesforce đã trở thành một nền tảng để hợp nhất 6 Đơn vị Kinh doanh một cách liền mạch, đồng thời hợp lý hóa các quy trình trên toàn công ty.